Ngày 07/11/2014, Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ban hành Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, cụ thể như sau:

* Quy trình về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Bước 1: Tổ chức lập hồ sơ ngay khi bắt đầu tiếp nhận công việc, trong quá trình tổ chức thực hiện, từ thu thập các thông tin liên quan đến khi trình lãnh đạo cơ quan ký ban hành văn bản và hoàn tất công việc.

Bước 2: Ngay sau khi hoàn tất việc lập hồ sơ, cán bộ, công chức, viên chức phải tiến hành chỉnh lý hoàn chỉnh hồ sơ theo đúng quy định.

Bước 3: Chuyển sang số hóa tài liệu, bộ phận số hóa tổ chức thực hiện theo điều kiện của mỗi cơ quan, đảm bảo theo các yêu cầu về số hóa, sau khi hoàn tất việc số hóa, tiến hành trao trả lại tài liệu giấy cho người giải quyết công việc.

Bước 4: Người giải quyết công việc sau khi tiếp nhận tài liệu giấy từ bộ phận số hóa trao trả, tiến hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định.

* Nội dung và quy trình lập hồ sơ

1. Bước 1: Mở hồ sơ

a) Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng 7 năm 2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia;

b) Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ);

c) Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bút chì, khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực.

2. Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ

a) Sau khi mở hồ sơ, trong quá trình tham mưu nội dung công việc, mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.

b) Thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu, kể cả bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại Hội nghị, Hội thảo, những tài liệu liên quan… bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc. Đối với những trường hợp soạn thảo nội dung tham mưu có lấy ý kiến các cơ quan, tổ chức, cá nhân thì cần lưu giữ các ý kiến đó một cách có hệ thống, theo trình tự. Tránh đưa những hồ sơ không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm theo dõi, giải quyết vào hồ sơ.

c) Hoàn thiện nội dung tham mưu, trước khi trình ký phải xác định mức độ mật, độ khẩn và chuyển bộ phận văn thư trình lãnh đạo ký ban hành văn bản. Sau khi lãnh đạo cơ quan ký ban hành văn bản, văn thư giao lại người trực tiếp giải quyết công việc tiến hành nội dung tiếp theo để chuẩn bị cho công tác chỉnh lý tài liệu.

3. Bước 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ

a) Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra những văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ.

b) Văn bản, tài liệu trong mỗi loại hồ sơ được sắp xếp theo trình tự nhất định, bảo đảm phản ánh được diễn biến của sự việc hay quá trình theo dõi, giải quyết công việc trong thực tế.

c) Một số phương pháp cơ bản trong quá trình chia hồ sơ, tài liệu:

- Đặc trưng vấn đề là tập hợp tất cả văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề (một sự việc, một công việc, một đối tượng) sẽ tập hợp thành một hồ sơ. Đối với cơ quan nhỏ, nhiệm vụ cụ thể có thể phân chia thành một hồ sơ nhưng đối với những cơ quan lớn, một vấn đề có thể phân định thành nhiều hồ sơ.

- Đặc trưng tên gọi văn bản là tập hợp, sưu tầm những văn bản, tài liệu có cùng tên gọi với nhau.

- Đặc trưng tác giả (cơ quan ban hành văn bản) là lấy tên cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành văn bản đề phân định hồ sơ.

- Đặc trưng thời gian là căn cứ vào thời gian lập ra văn bản để phân định hồ sơ.

- Đặc trưng cơ quan giao dịch là cơ quan có văn bản, giấy tờ trao đổi trong quá trình giải quyết các công việc cụ thể có liên quan.

- Đặc trưng địa dư là việc xem xét, phân loại những văn bản của tác giả cùng một khu vực hoặc văn bản có nội dung liên quan đến một khu vực lập thành một hồ sơ.

d) Trong quá trình sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ, trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, hình ảnh; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì dùng các thiết bị chuyên dụng để bảo quản, sắp xếp vào cuối hồ sơ và dùng ký hiệu tương ứng hồ sơ liên quan.

đ) Nếu hồ sơ dày quá 03 cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau (không nên tách dưới 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng. Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập.

* Chỉnh lý tài liệu

1. Chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ trong đó tài liệu lưu trữ được phân loại, hệ thống hóa theo một phương án thích hợp nhằm quản lý và sử dụng tài liệu có hiệu quả.

2. Chỉnh lý tài liệu ở Quy định này được thực hiện trên cơ sở lập hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc, sau khi lãnh đạo cơ quan ký ban hành văn bản để hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu trước khi đưa vào lưu trữ số hóa.

* Nội dung công tác số hóa tài liệu tại các cơ quan, tổ chức

1. Trên cơ sở hồ sơ được lập và chỉnh lý hoàn chỉnh, cán bộ, công chức, viên chức được giao giải quyết công việc, cần phải tổ chức bàn giao bộ phận số hóa tiến hành quét (scan) tài liệu công việc đó thành tài liệu điện tử.

a) Trước khi bàn giao bộ phận số hóa, người trực tiếp giải quyết công việc phải tiến hành lập Mục lục hồ sơ cần số hóa để chuyển giao cho bộ phận thực hiện số hóa. Trên cơ sở tham mưu của cấp dưới, Trưởng các phòng chuyên môn có trách nhiệm xem xét, xác định và chịu trách nhiệm về việc lựa chọn các hồ sơ, tài liệu cần số hóa.

b) Việc thực hiện công tác số hóa do mỗi cơ quan, tổ chức đánh giá điều kiện của mình phân công cán bộ, công chức, viên chức phụ trách công nghệ thông tin thực hiện hoặc giao cho cán bộ văn thư thực hiện.

c) Sau khi số hóa tài liệu, bộ phận số hóa phải thống nhất ký hiệu, nguồn lưu trữ trên dữ liệu chung và tiến hành bàn giao lại hồ sơ, tài liệu giấy cho người giải quyết công việc để thực hiện việc giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.

d) Tài liệu điện tử được số hóa sẽ được bộ phận văn thư trong quá trình tiếp nhận kiểm tra đối chiếu với Mục lục hồ sơ cần số hóa trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

2. Người được phân công làm công tác số hóa ngoài những nguyên tắc nghiệp vụ kỹ thuật, phải đảm bảo số hóa theo đúng mục lục hồ sơ, tài liệu cần số hóa do các phòng chuyên môn lập và chuyển giao tài liệu giấy, số hóa theo đúng quy định về lưu trữ.

* Thời hạn giao nộp tài liệu vào và thủ tục nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan

1. Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu được các cơ quan, tổ chức thực hiện như sau:

a) Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.

b) Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:

- Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành;

- Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong;

- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì);

- Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.

2. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được lãnh đạo cơ quan đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

3. Cán bộ, công chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan khác.

4. Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, cán bộ lưu trữ phải kiểm tra, đối chiếu với danh mục hồ sơ và mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và lập biên bản giao nhận tài liệu; trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ, tài liệu thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền giải quyết.

Lam Điền